Haut

Plan d’action de la CISR pour un traitement efficace des demandes d’asile

Plan d’action de la CISR pour un traitement efficace des demandes d’asile

http://www.irb-cisr.gc.ca/Fra/BoaCom/references/procedures/Pages/plan_action-CISR.aspx#vision

Table des matières

Avertissement

Ce Plan est un document évolutif susceptible d’être enrichi grâce à l’aide et aux suggestions des employés et des intervenants, et au fur et à mesure que se présenteront de nouvelles possibilités d’accroître l’efficacité. Les renseignements concernant tout ajout au Plan ou modification apportée à celui-ci seront communiqués en temps utile.

Contexte

La Section de la protection des réfugiés (SPR) et la Section d’appel des réfugiés (SAR) sont au cœur du système canadien d’octroi de l’asile. Les deux ont pour mandat de rendre, de manière efficace, équitable et conforme à la loi, des décisions éclairées sur des demandes d’asile. Le travail de ces sections reflète les valeurs du Canada qui, en 1969, s’est engagé à offrir un refuge aux personnes ayant besoin de protection lorsqu’il a signé la Convention des Nations Unies relative au statut des réfugiés et son protocole connexe et, par la suite, en 1984, la Convention contre la torture et autres peines ou traitements cruels, inhumains ou dégradants. En 1989, le Parlement a confié les décisions en matière d’octroi de l’asile à un tribunal administratif, délibérément structuré avec un degré élevé d’indépendance institutionnelle et décisionnelle, mais sur lequel reposent des attentes en matière de prise de décision rapide et informelle.

La prise de décisions en matière d’asile est complexe, car elle joue un rôle dans la vie, la liberté et la sécurité des personnes concernées. Le processus d’octroi de l’asile a été décrit comme [traduction] « l’un des mécanismes décisionnels les plus complexes, car le décideur doit recueillir des faits concernant les conditions existant dans des pays étrangers, questionner, par l’entremise d’un interprète, des témoins possédant un bagage culturel différent, composer avec une preuve toujours incomplète et, enfin, non pas simplement retenir la version la plus plausible d’événements passés, mais plutôt prédire des risques potentielsNote de bas de page1 » Bien qu’un degré élevé d’équité procédurale soit exigé par la loi et les tribunaux, compte tenu des droits qui sont en jeu, tant la SAR que la SPR sont tenues d’appliquer une justice administrative en temps opportun pour un volume élevé de cas.

Aujourd’hui, la SPR et la SAR ont toutes deux du mal à s’acquitter de cette mission. Celle-ci est rendue plus difficile par le fait que le monde connaît une situation sans précédent en matière de déplacements de personnes. Comme de plus en plus de demandeurs d’asile viennent au Canada pour réclamer une protection depuis quelques années, les sections ne peuvent maintenir le rythme, et le nombre de cas en instance à la SPR continue de croître. Les demandeurs d’asile font actuellement face à de l’incertitude quant au moment où leur demande d’asile sera mise au rôle et instruite, malgré les délais d’audience réglementés. Plus de 3 500 demandeurs d’asile ont attendu plus de 18 mois pour que leur demande d’asile soit instruite, et le mois de juin 2017 s’est terminé avec 25 350 demandes d’asile en instance à la SPR. Pour sa part, la SAR doit composer avec un très grand nombre de postes vacants parmi son effectif décisionnel, ce qui, lorsque combiné à l’augmentation du nombre de demandes d’asiles déférées à la SPR, fait aussi en sorte d’accroître le nombre d’appels en instance. Le mois de juin 2017 s’est terminé avec 2 400 appels en instance devant la SAR et 31 des 57 postes de décideurs vacants, en attente de nomination par décret ou de renouvellement de mandat. La situation est de plus en plus insoutenable au sein des deux sections..

Le Plan d’action de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada pour un traitement efficace des demandes d’asile : Vision directrice

Le Plan d’action de la CISR pour un traitement efficace des demandes d’asile (le Plan) présente une série de mesures visant à réaliser des gains d’efficience en matière de traitement à la SPR et à la SAR. À court terme, le Plan mettra l’accent sur la mise en œuvre de mesures immédiates qui permettront d’améliorer considérablement la mise au rôle et la gestion des cas, de mieux appuyer les commissaires et de remédier à certains obstacles opérationnels qui minent depuis longtemps l’efficience. Les objectifs à moyen terme sont axés sur le recrutement et la formation, la gestion du rendement ainsi que le rendement et l’efficacité quant aux activités des greffes. Les objectifs à plus long terme comprennent la mise en œuvre d’un système automatisé de gestion des cas et des dossiers électroniques, qui ouvriront la voie à une gestion efficace de la charge de travail et favoriseront la productivité des systèmes de manière générale.

La vision globale vise un système d’octroi de l’asile axé sur le client, appuyé par la technologie de l’information et animé par un esprit novateur. La SPR et la SAR pourront mieux comprendre et s’approprier leur identité en tant que sections faisant partie d’un tribunal administratif, et non d’une cour de justice, qui a pour mandat de rendre une justice équitable et en temps opportun. Enfin, si le bien-être, le soutien et la mobilisation des employés ne sont pas pris en considération dans cette transformation, le Plan ne réussira pas.

  • Être axé sur le client signifie de s’interroger sur la façon dont nos clients – internes ou externes – interagissent avec nos processus et d’analyser ces interactions. Comment les demandeurs d’asile ou les appelants interagissent-ils avec les sections? Tenons-nous compte de leurs expériences au moment de la mise au point de nouvelles approches? Les commissaires sont-ils bien servis par le Greffe et les structures de soutien? Une approche axée sur le client entraînera des gains en efficacité, car les personnes qui interagissent avec nous seront plus en mesure d’accéder à nos services et ceux-ci seront par ailleurs plus efficaces.
  • En étant appuyé par la technologie de l’information, nous profitons pleinement de l’efficacité et des innovations offertes par la technologie.
  • Le fait d’être animé par un esprit novateur fait référence à une mentalité qui reconnaît que, pour obtenir une meilleure efficacité dans le traitement des demandes d’asile et des appels, la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) devra faire les choses différemment. Cette façon de penser favorise le principe selon lequel il existe toujours un moyen meilleur et plus efficace de rendre des décisions de qualité.
  • S’approprier notre identité à titre de tribunal administratif : La SPR et la SAR ne sont pas des tribunaux, mais les processus dans les sections sont manifestement « semblables à ceux de tribunaux »; cette culture s’exprime par des formalités et des procédures inutiles, un langage inaccessible dans les formulaires et les décisions, etc. Tous les aspects du Plan doivent favoriser le principe selon lequel, à titre de sections d’un tribunal administratif, la SPR et la SAR devraient fonctionner de façon aussi informelle et rapide que le permettent les considérations d’équité et de justice naturelle.

Mettre l’accent sur la première instance : Accroître l’efficacité du traitement à la Section de la protection des réfugiés

Les initiatives pour accroître l’efficacité du traitement à la SPR se concentrent sur l’amélioration de la gestion et de la mise au rôle des cas, un meilleur appui offert aux commissaires et l’établissement d’une stratégie cohérente de gestion des personnes mettant l’accent sur les employés de l’ensemble des sections.

Thème 1 : Renforcement de la gestion et de la mise au rôle des cas

Établissement d’un cadre national de catégorisation (triage) et de mise au rôle

Description
  • Mettre en place un processus de gestion des cas conçu de façon à trier les cas en associant proportionnellement les ressources aux cas avant l’attribution des dossiers, en vue d’accroître l’efficacité de la mise au rôle et la transparence pour les utilisateurs.
  • Surveiller divers éléments de la stratégie par l’entremise d’un comité de stratégie décisionnelle (désignation des catégories pour audiences courtes et pour le  processus accéléré, etc.).
  • Procéder à la mise en œuvre en appliquant des procédures de catégorisation et de mise au rôle.
  • Donner de la formation sur tous les aspects du cadre.
Activités et réalisations attendues
  • Produire une déclaration transparente concernant une approche fondée sur des principes pour la mise au rôle et l’âge du dossier (c.-à-d. premier arrivé, premier sorti).
  • Établir un cadre de catégorisation qui comprend des critères de catégorisation fondés sur la complexité et sur d’autres facteurs.
  • Établir un processus de gestion de cas pour le triage.
  • Établir une approche pour les cas retournés par la Cour fédérale et par la SAR (approche de mise au rôle et cas réglés sur papier).
  • Établir un comité de soutien au processus décisionnel qui se réunira trimestriellement ou au besoin.
  • Élaborer un énoncé de politique sur les audiences courtes.
  • Modifier la Politique sur le traitement accéléré (à déterminer).
  • Modifier les instructions concernant le contrôle de sécurité primaire (à déterminer).

Mise au rôle appuyée par la technologie de l’information

Description
  • Assurer la mise en œuvre de l’OGMR dans NOVANote de bas de page2 pour procéder à une mise au rôle logique (c.-à-d. en fonction de la disponibilité, des préférences, de la charge de travail, des spécialisations des commissaires, etc.).
Activités et réalisations attendues
  • Diffuser l’OGMR.
  • Lier l’OGMR à l’OMRA afin que la mise au rôle sur réception des cas se fasse de façon « logique », avec un lien actif vers NOVA.

Optimisation de la spécialisation des commissaires selon leur emplacement géographique (ou la nature des questions à trancher)

Description
  • Attribuer les dossiers de façon à maximiser l’efficacité de la gestion des cas ainsi que l’expertise et la productivité des commissaires.
Activités et réalisations attendues
  • Examiner les spécialisations géographiques régionales.
  • Long terme : Les profils des commissaires dans l’outil de gestion de la mise au rôle (OGMR) et dans l’outil de mise au rôle des audiences (OMRA) feront état de leurs pays de spécialisation

Projets pilotes novateurs

Description
  • Soutenir une structure d’équipe axée sur la mise à l’essai rapide de diverses idées pour le traitement des cas, par exemple des modèles de triage, la responsabilité du dossier, des modèles de service du Greffe; réaliser des échecs rapides et des réussites rapides.
  • Grâce aux initiatives pilotes, le bureau régional du Centre crée une culture d’amélioration continue. Nous prévoyons également mettre sur pied un comité de l’innovation pour appuyer ces efforts.
Activités et réalisations attendues
  • Réunir le groupe de travail sur les projets pilotes deux fois par mois pour la communication de renseignements

Numérisation du processus de gestion des cas

Description
  • Conformément au Plan d’amélioration continue de NOVA, numériser divers aspects de la gestion des cas.
  • Présenter divers documents en format électronique.
Activités et réalisations attendues
  • Soutenir le personnel du Greffe et les commissaires afin de rehausser leurs compétences et de favoriser leur adaptation quant à l’usage de documents électroniques.
  • Utiliser la solution intérimaire de Connexion postel.
  • Lancer le projet pilote de mise au rôle par courriel.
  • Conception et mise en œuvre d’un portail électronique.

Redéfinition et mise en œuvre d’un appui optimal par rapport au Greffe

Description
  • En s’appuyant sur le projet pilote au bureau régional du Centre et sur d’autres expériences des bureaux régionaux, les rôles du Greffe pourraient être affinés afin de veiller à un soutien efficace des commissaires et des dossiers.
Activités et réalisations attendues
  • Analyser dans le cadre de l’évaluation du projet pilote.
  • Revoir les descriptions de travail.
  • Préparer et documenter de nouveaux rôles.

Thème 2 : Soutien offert aux commissaires et outils permettant de veiller à l’efficacité de la prise de décisions

Outil de gestion des connaissances et de l’information

Description
  • Créer un outil de gestion des connaissances et de l’information qui offre aux commissaires un « guichet unique » leur donnant accès à tous les éléments d’information dont ils ont besoin pour préparer et présider les audiences ainsi que pour rendre des décisions de manière efficace.
Activités et produits
  • Élaborer des cadres d’analyse pour les types de demandes d’asile et les pays affichant des volumes élevés de demandes d’asile afin de guider la préparation et la présidence des audiences.
  • Élaborer des cadres décisionnels pour orienter la structure et la rédaction des décisions.
  • Obtenir le contenu / les exigences de fonctionnement auprès des commissaires.
  • Autres activités liées à la mise au point d’outils (à déterminer).

Examen du contenu du Formulaire Fondement de la demande d’asile (formulaire FDA)

Description
  • Permettre une organisation plus logique de l’information à l’intention des commissaires pour aider la préparation des dossiers.
Activités et produits
  • Renouveler le contenu du formulaire FDA.
  • Assurer la liaison entre portefeuilles.

Thème 3 :Approches axées sur les utilisateurs pour faciliter l’expérience des demandeurs d’asile

Accès à la justice

Description
  • Examiner les documents de communication et de diffusion externe ainsi que les différents processus du point de vue d’un demandeur d’asile non représenté afin d’accroître leur accessibilité.
Activités et produits
  • Ce projet permet l’examen de notre site Web externe ainsi que de nos documents et de nos procédures externes, y compris ceux de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) et d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) utilisés dans le processus de demande d’asile pour déterminer quels sont les obstacles à l’accessibilité pour les demandeurs d’asile dont l’accès à la justice est menacé.
  • Le projet sera lancé à la mi-septembre à Vancouver, à l’occasion d’une rencontre de remue-méninges à laquelle il y aura une vaste participation d’organisations gouvernementales et non gouvernementales, dont l’ASFCIRCC, des avocats spécialisés en droit de l’immigration, le Haut Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés et des organismes d’aide à l’établissement. Cette rencontre sera suivie de séances semblables dans les trois bureaux régionaux ainsi qu’en Alberta et au Manitoba.

Révision des documents et des formulaires

Description
  • Examiner et réviser les documents et les formulaires afin d’accroître l’efficacité du processus interne et d’améliorer la qualité des documents présentés (éliminer les formulaires mal remplis).
Activités et produits
  • Formulaires et documents nouveaux ou révisés

Formulaire FDA électronique

Description
  • Élaborer un formulaire FDA faisant appel à la technologie de l’information qui permet aux demandeurs d’asile de présenter leurs renseignements d’une façon plus efficace en diminuant le chevauchement des étapes préliminaires de traitement.
Activités et produits
  • Migrer vers l’environnement électronique.
  • Assurer la liaison entre portefeuilles.

Thème 4 : Gestion des personnes

Recrutement et formation

Description
  • Désigner davantage de soutien en matière de ressources humaines (RH) pour aider la SPR à maintenir un bassin de candidats qualifier destinés à la communauté des commissaires ou à tous les groupes d’emploi du Greffe.
Activités et produits
  • Définir et établir un soutien permanent en matière de RH.
Description
  • Formation à l’intention des nouveaux commissaires
Activités et produits
  • Créer un programme national de formation à l’intention des nouveaux commissaires fondé sur l’initiative de formation du bureau régional du Centre et le faire traduire aux fins de mise en œuvre à l’échelle nationale.
  • Établir une approche nationale pour l’intégration des nouveaux commissaires.
Description
  • Offrir un perfectionnement professionnel de façon continue qui s’harmonise avec l’objectif stratégique global de la Section.
Activités et produits
  • Examiner les pratiques actuelles et planifier l’approche en matière de perfectionnement professionnel

Gestion proactive et efficace du rendement

Description
  • Cadre national de gestion du rendement
Activités et produits
  • Élaborer un cadre de gestion du rendement qui énonce la stratégie de la Section en matière de gestion du rendement des commissaires et des autres employés.
  • Refléter le cadre dans les ententes individuelles de tous les employés de la SPR.
  • Mettre en place une approche uniforme pour gérer le rendement en période probatoire (commissaires et employés du Greffe).
Description
  • Augmenter la capacité en matière de gestion efficace du rendement des gestionnaires et des superviseurs de la SPR.
Activités et produits
  • Préparer une série d’ateliers ou d’activités d’apprentissage axés sur les compétences nécessaires pour gérer efficacement le rendement; mettre en place un programme de mentorat pour les gestionnaires.

Mettre l’accent sur les appels : Accroître l’efficacité du traitement à la Section d’appel des réfugiés

Les initiatives pour accroître l’efficacité du traitement à la SAR se concentrent sur le renforcement de la gestion des cas, la mise en place d’outils permettant de rendre plus efficaces les décisions à la SPR et au sein de la SAR, et l’augmentation de la productivité des commissaires grâce à la mise en œuvre de différentes mesures de soutien en matière de technologies de l’information, de formation et de perfectionnement professionnel.

Thème 1 : Renforcement de la gestion des cas

Établissement d’un cadre national de catégorisation (triage)

Description
  • Mettre en place un processus de gestion des cas conçu de façon à trier les cas en associant proportionnellement les ressources aux cas avant l’attribution des dossiers.
Activités et produits
  • La conception et la mise en œuvre d’un système national de gestion des cas comprendront : vérification de l’intégralité des dossiers, désignation des questions clés (type de demande d’asile, principe de justice naturelle ou autres) et détermination des prétendues erreurs dans les décisions de la SPR.

Priorisation de l’état de préparation des dossiers / l’attribution systématique des dossiers

Description
  • Définir les critères d’attribution des dossiers et des décisions interlocutoires.
Activités et produits
  • Triage et décision rapide pour les demandes où il y a défaut de compétence et d’autres questions interlocutoires dans les 15 jours suivant le moment où une décision peut être prise.

Réorganisation du rôle des analystes pour renforcer le soutien décisionnel

Description
  • La description du travail des analystes à la SAR doit être revue, révisée et classifiée.
Activités et produits
  • Cerner, attribuer et trancher les cas simples et les cas complexes en conséquence.

Optimisation de la spécialisation des commissaires selon leur emplacement géographique (ou la nature des questions à trancher)

Description
  • Attribuer les dossiers de façon à optimiser l’efficacité de la gestion des cas ainsi que l’expertise et le rendement des commissaires.
Activités et produits
  • Attribuer les dossiers en fonction du pays d’origine entre les bureaux régionaux et les commissaires.

Révision des documents et des formulaires

Description
  • Examiner et réviser les documents et les formulaires afin d’accroître l’efficacité du processus interne et d’améliorer la qualité des documents présentés (éliminer les formulaires mal remplis).
Activités et produits
  • Formulaires et documents nouveaux ou révisés (p. ex. Relevé de décision de la SAR).

Application des méthodes d’amélioration des processus opérationnels (APO) au sein du Greffe

Description
  • Harmoniser le processus et les rôles du Greffe avec les pratiques exemplaires et les meilleurs outils en vue d’éliminer les obstacles (p. ex. réduire le contenu papier des dossiers).
Activités et produits
  • Continuer d’appliquer des méthodes d’APO lorsque surviennent des obstacles.

Thème 2 : Outils pour une prise de décision plus efficace

Désignation et publication de guides jurisprudentiels

Description
  • Le Comité de stratégie décisionnelle continuera d’examiner et de désigner les décisions et les questions.
Produits et réalisations attendues
  • Des guides jurisprudentiels seront publiés pour permettre à la SPR de mener des audiences plus ciblées, et à la SARd’exposer des motifs plus ciblés en adoptant l’analyse suivie dans un guide jurisprudentiel.

Désignation des tribunaux à trois commissaires

Produits et réalisations attendues
  • Décisions rendues par des tribunaux de trois commissaires.

Établissement de cadres d’analyse et de modèles de décision pour faciliter la rédaction des motifs

Description
  • Fournir aux commissaires des modèles pour encadrer l’explication de leurs décisions afin qu’ils puissent rédiger des motifs clairs, transparents et intelligibles dans des délais acceptables.
Produits et réalisations attendues
  • Ensemble de cadres d’analyse et de justifications établies et solides sur le plan juridique sur des questions récurrentes.

Tirer parti de la force persuasive des décisions des tribunaux de la SAR constitués d’un seul commissaire

Description
  • Créer les conditions pour que les commissaires collaborent sur des questions d’intérêt commun et soient avisés des décisions pertinentes.
Produits et réalisations attendues
  • Promouvoir les discussions tenues au sens de l’arrêt Consolidated BathurstNote de bas de page3 et les espaces de travail collaboratifs des commissaires de la SAR.
  • Améliorer l’accès aux répertoires électroniques des motifs de la SAR et de la SPR pour les décisions et les résumés de la Cour fédérale.

Thème 3 : Rendement des commissaires

Recrutement de commissaires

Description
  • Nomination et renouvellement de mandat en temps opportun de décideurs qualifiés.
Produits et réalisations attendues
  • Il existe une liste de candidats qualifiés.
  • L’évaluation du second cycle de recrutement a commencé.

Révision de la formation à l’intention des nouveaux commissaires

Description
  • Une formation ciblée qui reflète les besoins d’apprentissage des nouveaux commissaires sera mise sur pied et tiendra compte des expériences antérieures en matière d’octroi de l’asile.
Produits et réalisations attendues
  • De nouveaux modules de formation conçus pour permettre aux nouveaux commissaires d’atteindre plus rapidement un niveau de productivité plus élevé.
  • Élaborer et préparer des cours sur la rédaction des motifs pour tous les commissaires de la SAR, qui mettent l’accent sur la compréhension des principes fondamentaux du caractère suffisant des motifs dans le contexte de la SAR.

Établissement d’un programme de mentorat

Description
  • Les nouveaux commissaires seront jumelés à un mentor individuel, comme un ancien commissaire expérimenté.
Produits et réalisations attendues
  • Recruter de nouveaux mentors.

Cadre national de gestion du rendement

Description
  • Élaborer un cadre national de gestion du rendement qui associe la productivité des commissaires et les attentes en matière de soutien décisionnel (p. ex. normes de service).
Produits et réalisations attendues
  • Examiner et mettre à jour, s’il y a lieu, le cadre de gestion du rendement actuel de la SAR.

Notes de bas de page

Note de bas de page 1
Professeur James C. Hathaway, Rebuilding Trust – Report of the Review of Fundamental Justice in Information Gathering and Dissemination at the Immigration and Refugee Board of Canada [Rétablir la confiance – rapport de l’examen du respect de la justice fondamentale dans la collecte et la diffusion de l’information à la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada] (décembre 1993), p. 6.

Retour à la référence de la note de bas de page1

Note de bas de page 2
Programme de gestion de cas de la CISR.

Retour à la référence de la note de bas de page2

Note de bas de page 3
IWA v. Consolidated-Bathurst Packaging Ltd., [1990] 1 S.C.R. 282.