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Politique sur la divulgation de renseignements concernant la conduite des représentants autorisés aux organismes de réglementation

http://www.irb-cisr.gc.ca/Fra/BoaCom/references/pol/pol/Pages/PolCondRep.aspx

 

Table des matières

  1. Introduction
  2. Contexte
  3. Application
  4. Administration
  5. Définitions
  6. Énoncé de politique
  7. Traitement des manquements possibles aux obligations professionnelles ou éthiques
    1. 7.1 Processus
  8. Mise en oeuvre
  9. Suivi
  10. Documents de référence
  11. Demandes de renseignements
  12. Approbation

1. Introduction

La présente Politique a pour objet d’établir une méthode prévisible et transparente à adopter par le personnel de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (la CISR ou la Commission) au moment de divulguer des renseignements sur la conduite des représentants autorisés à leurs organismes de réglementation, conformément à l’alinéa 150.1(1)c) de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés (la Loi) et à l’article 13.1 du Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés (leRèglement). Elle ne restreint pas le pouvoir de la CISR de divulguer des renseignements sur la conduite des conseils en vertu de toute autre disposition juridique.

La présente Politique remplace les processus antérieurs mis en place pour divulguer des renseignements concernant la conduite des représentants autorisés à leurs organismes de réglementation.

Les préoccupations liées aux représentants non autorisés doivent être traitées conformément à la Politique de traitement des plaintes présentées par la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada contre les représentants rémunérés non autorisés de la CISR.

2. Contexte

La CISR appuie la participation de représentants autorisés dans le cadre de ses instances conformément à la Loi. La Loi prévoit que la personne qui fait l’objet de procédures devant une section de la Commission ainsi que le ministre peuvent se faire représenter, à leurs frais, par un conseiller juridique ou un autre conseil. La Loi interdit aux conseils de représenter ou de conseiller une personne moyennant rétribution, sauf dans les cas prévus par la Loi.

Toutes les personnes qui comparaissent devant la CISR doivent adopter une conduite professionnelle, civile et éthique. La CISR reconnaît que, dans la grande majorité des cas, les conseillers font preuve de professionnalisme en représentant leurs clients, mais la Commission a néanmoins l’obligation d’assurer l’intégrité de ses processus en préconisant des normes de conduite élevées pour toutes les personnes qui participent à ses instances, y compris les représentants autorisés.

L’article 13.1 du Règlement, énoncé ci‑après, est entré en vigueur en 2012 afin de faciliter la divulgation de renseignements en ce qui concerne les manquements aux règles de la profession ou aux règles d’éthique par les représentants autorisés à leurs organismes de réglementation conformément à l’alinéa 8(2)b) de la Loi sur la protection des renseignements personnelsNote1. L’article 13.1 du Règlement est ainsi libellé :

13.1 Si un commissaire de la Commission ou un agent conclut que la conduite d’une personne visée à l’un des alinéas 91(2)a) à c) de la Loirelativement à une demande ou à une instance prévue par la Loi — à l’exception d’une instance devant une cour supérieure — constitue vraisemblablement un manquement aux règles de la profession de cette personne ou aux règles d’éthique, le ministère, l’Agence des services frontaliers du Canada ou la Commission, selon le cas, peut communiquer les renseignements ci‑après à l’organisme qui régit la conduite de cette personne ou à l’organisme ou à la personne qui enquête sur cette conduite :

  1. a) tout renseignement prévu aux alinéas 10(2)(c.1) à c.3)Note2;
  2. b) tout renseignement relatif à la conduite en cause, les renseignements permettant d’identifier toute autre personne ne pouvant toutefois être communiqués que dans la mesure nécessaire pour une communication complète de la conduite.

3. Application

La Politique s’applique à tous les représentants autorisés, tels qu’ils sont définis à la section 5 ci‑dessous.

Les conseils qui comparaissent au nom du ministre ne sont pas visés à l’article 91 de la Loi, qui régit les services de représentation ou de conseils à une personne moyennant rétribution dans le cadre d’une instance ou d’une demande au titre de la Loi. Ils sont donc expressément exclus de l’application de la présente Politique. Les questions relatives à la conduite qui touchent le conseil du ministre seront traitées au moyen des instruments existants du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et, le cas échéant, de la divulgation à un organisme de réglementation.

Les représentants non rémunérés, qui ne sont pas membres d’un organisme de réglementation, comme les membres de la famille, les amis et les représentants d’organisations non gouvernementales, doivent représenter la personne qui fait l’objet d’une procédure honnêtement, de façon éthique et du mieux qu’ils le peuvent. Comme leur conduite n’est pas régie par des organismes de réglementation, ils ne sont pas visés par la présente Politique.

La Politique entre en vigueur le 16 octobre 2015.

4. Administration

Le président est responsable de l’administration de la Politique, y compris de toute question concernant son interprétation.

5. Définitions

Conseil – Quiconque représentant une personne dans une affaire devant la CISR ou faisant office de conseil. Il peut s’agir d’un « représentant autorisé », qui peut être rémunéré ou non ou recevoir une autre rémunération, ou d’un « représentant non rémunéré ».

Organisme de réglementation – Toute association professionnelle, organisation ou personne qui a le pouvoir légal de réglementer la conduite des représentants autorisés ou de mener des enquêtes sur cette conduite. Les organismes de réglementation comprennent, par exemple, le Conseil de réglementation des consultants en immigration du Canada (CRCIC), la Chambre des notaires du Québec, l’organisme dirigeant du barreau d’une province ou d’un territoire au Canada et certaines organisations d’aide juridique.

Personnel de la CISR – Personnes nommées par décret et tous les employés de la fonction publique engagés au titre de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, y compris les décideurs et le personnel de la CISR. Cela exclut les fournisseurs.

Représentant autorisé – Toute personne visée aux alinéas 91(2) a) à c) de la Loi, à savoir, a) les avocats qui sont membres en règle du barreau d’une province et les notaires qui sont membres en règle de la Chambre des notaires du Québec; b) les autres membres en règle du barreau d’une province ou de la Chambre des notaires du Québec, notamment les parajuristes; c) les membres en règle d’un organisme désigné en vertu du paragraphe 91(5) de la Loi. Le CRCIC est ainsi désigné.

Représentant non autorisé – Toute personne qui se présente comme un représentant autorisé et/ou qui, de façon directe ou indirecte, représente ou conseille une personne, moyennant rétribution, mais qui n’en est pas un.

6. Énoncé de politique

La CISR s’attend à ce que les représentants autorisés se conforment aux normes de conduite professionnelle et éthique prescrites par leurs organismes de réglementation. Ces normes comprennent habituellement l’obligation de représenter pleinement leurs clients en connaissant leur cas et les dispositions législatives pertinentes et d’agir de façon sincère, juste, courtoise et respectueuse à l’endroit du tribunal et des autres parties. La Commission s’attend également à ce que les conseils respectent entièrement les exigences de la Loi, du Règlement et des règles de la Commission.

L’intégrité des procédures peut être compromise lorsqu’un représentant autorisé adopte une conduite qui constitue un manquement possible à ses obligations professionnelles ou éthiques.

La CISR prend diverses mesures pour traiter les inconduites des conseils, en plus de signaler les représentants autorisés à un organisme de réglementation.

Ces procédures ne visent en aucun cas à empêcher la CISR d’employer les mesures nécessaires pour veiller à ce que la conduite des conseils ne nuise pas à l’intégrité et à l’efficacité de ses processus.

7. Traitement des manquements possibles aux obligations professionnelles ou éthiques

Le processus énoncé ci‑après vise à faire en sorte que la CISR puisse remplir son devoir de préserver l’intégrité et l’efficacité de ses processus, tout en donnant au personnel un moyen accessible et transparent de soulever des préoccupations en ce qui concerne des manquements possibles aux obligations professionnelles ou éthiques par des représentants autorisés. Il n’a pas pour but d’influencer les décisions du tribunal ou d’intervenir dans l’exercice du pouvoir discrétionnaire des décideurs de la Commission dans l’exécution de leurs devoirs et fonctions, ni d’empiéter sur la responsabilité des organismes de réglementation professionnelle de faire enquête et, le cas échéant, de sanctionner les manquements aux obligations professionnelles ou éthiques.

7.1 Processus

Lorsqu’un membre du personnel de la CISR estime qu’un représentant autorisé a adopté une conduite susceptible de constituer un manquement à ses obligations professionnelles ou éthiques, ou s’il estime qu’un conseil pourrait être un représentant non autorisé, il doit d’abord soulever la question de façon informelle auprès du gestionnaire de l’employé ou du commissaire gestionnaire compétent. Si le gestionnaire établit que la préoccupation justifie un examen approfondi, il peut remplir un rapport de renvoi sur la conduite du conseil (le rapport).

Le rapport est présenté au vice‑président adjoint (VPA) ou au greffier pour sa mise au point.

Le VPA ou le greffier s’assurera que le rapport contient le nom de l’organisme de réglementation (ou des organismes) et le(s) numéro(s) de membre (le cas échéant), les coordonnées du représentant, la nature de l’allégation, les détails du cas et les documents pertinents, y compris les transcriptions, les décisions et les autres renseignements se rapportant à la conduite contestée.

Lorsque le rapport de renvoi a été mis au point, le VPA ou le greffier le transmet aux Services juridiques de la CISR pour obtenir leur avis.

À la réception de l’avis des Services juridiques, le VPA rend une décision définitive quant à la question de savoir si le manquement probable aux obligations professionnelles ou éthiques :

  • est suffisamment grave pour justifier la divulgation de l’affaire à l’organisme de réglementation responsable aux fins d’enquête et de règlement, le cas échéant, si le représentant autorisé est membre d’un tel organisme;
  • est suffisamment grave pour justifier la recommandation de la mise en place d’autres mesures, par exemple une procédure « Rezaei »Note3
  • n’est pas suffisamment grave pour justifier la prise de nouvelles mesures.

Si un représentant autorisé est membre ou relève de plus d’un organisme de réglementation, l’affaire peut être portée à l’attention de tous les organismes de réglementation responsables de régir la conduite de ce représentant autorisé.

Si l’affaire est communiquée à un organisme de réglementation, la CISR présentera un avis écrit au représentant autorisé concerné.

8. Mise en oeuvre

Les vice‑présidents sont responsables de la mise en œuvre de la présente Politique dans leurs sections respectives.

9. Suivi

Le suivi et l’évaluation du programme prévu dans la présente Politique seront exécutés sous l’autorité du président avec l’appui de la Direction des politiques et des procédures.

10. Documents de référence

  • Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés, alinéas 91a) à c), paragraphe 91(5), alinéa 150.1(1)c)
  • Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés, article 13.1
  • Loi sur l’emploi dans la fonction publique
  • Loi sur la protection des renseignements personnels, alinéa 8(2)b)

11. Demandes de renseignements

Directeur, Direction des politiques et procédures
Direction générale des politiques, de la planification et des recherches
Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada
Édifice Canada (Place Minto)
344, rue Slater, 14e étage
Ottawa (Ontario)  K1A 0K1

Versions française et anglaise disponibles sur le site Internet de la CISR.

12. Approbation

Président
Date

Notes

Note 1
L’alinéa 8(2)b) de la Loi sur la protection des renseignements personnels énonce ce qui suit : (2) Sous réserve d’autres lois fédérales, la communication des renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale est autorisée dans les cas suivants : […] b) communication aux fins qui sont conformes avec les lois fédérales ou ceux de leurs règlements qui autorisent cette communication;

Note 2
Les alinéas 10(2)c.1) à c.3) du Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés prévoient ce qui suit :

  1. c.1) si le demandeur est représenté relativement à la demande, le nom, l’adresse postale, le numéro de téléphone et, le cas échéant, le numéro de télécopieur et l’adresse électronique de toute personne ou entité — ou de toute personne agissant en son nom — qui le représente;
  2. c.2) si le demandeur est représenté, moyennant rétribution, relativement à la demande par une personne visée à l’un des alinéas 91(2)a) à c) de la Loi, le nom de l’organisme dont elle est membre et le numéro de membre de celle‑ci;
  3. c.3) si le demandeur a été conseillé, moyennant rétribution, relativement à la demande par une personne visée à l’un des alinéas 91(2)a) à c) de la Loi, les renseignements prévus aux alinéas c.1) et c.2) à l’égard de cette personne;

Note 3
D’après Rezaei c. Canada (Ministre de la Citoyenneté et de l’Immigration), [2003] 3 RCF 421, 2002 CFPI 1259 (CanLII). Dans une procédure « Rezaei », le président ou un délégué du président peut examiner la conduite d’un conseil qui comparaît devant l’une des sections de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR). Le délégué peut déterminer quelles mesures disciplinaires ou correctives sont appropriées, notamment déterminer si un conseil devrait avoir le droit ou non de continuer à représenter des personnes devant l’une ou l’autre des sections de la CISR.